Et af de bedste redskaber til såvel at afhjælpe stress som at forebygge stress er at “tænke på papir”. Jo mindre man bruger hjernen som opslagstavle, jo bedre. Og måden at gøre det på er netop at skrive ned. Det kan være gode ideer, bekymringer, huskelister m.v. Det giver plads til andre tanker og fremmer således nærvær, kreativitet m.v.
En måde at gøre det på, er at du, før du tager hjem fra arbejde eller på anden måde afslutter din arbejdsdag, skrive alle de ting ned, du skal eller vil lave næste dag. Få det ud af hovedet. (Hvis du generelt har mange ting at holde styr på, kan du desuden lave en lang liste med alle de ting, du skal og vil.) Når du har lavet listen til næste dag, skal du først dele større opgaver op i mindre delopgaver på maks. én time, hvis det er muligt. Dernæst skal du vælge tre, og kun tre, af opgaverne og prioritere dem ved at skrive tallene 1, 2 og 3 udfor dem. Den bedste måde at vælge nummer 1 på er ved at kigge listen igennem, og så spørge dig selv om, hvad du har allermindst lyst til at lave, og så skrive 1 ud for det. Det at få netop denne opgave ud af verden giver dig energi til resten af dagen.
Hvis du kommer til at tænke på noget af det, der står på listen, når du kommer hjem, så kan du sige til tanken, at det står på listen, og på den måde slippe for tanken. På den måde kan du være mere nærværende derhjemme. Hvis det ikke er skrevet ned, så bliver tanken nemlig ved med at komme, for at minde sig selv om det. Hvis du kommer i tanke om noget, du havde glemt at skrive ned, så skal du blot også skive det ned. Hvis du får en genial ide, så skal du også skrive den ned.
Næst dag er udfordringen at starte med prioritet 1 opgaven. Hvis det er muligt, så lav den, før du laver noget som helst andet, inklusive at åbne din e-mail. Kun hvis der dukker vigtigere ting op, må du lave andet end de tre prioriteter. Alle andre ting kommer først bagefter.
Når du har nået alle tre opgaver, så kan du fortsætte med andre ting fra listen eller andre opgaver, der er dukket op. Men mange mennesker oplever, at de faktisk ikke når mere end de tre vigtigste ting fra listen den næste dag, da der som regel kommer forstyrrelser, nye ting og ændrede prioriteter i løbet af dagen, foruden at der er faste ting og rutineopgaver, der skal laves.
Ved kun at vælge tre ting, kan man blive positivt overrasket over at nå mere, end man havde valgt. Hvis man derimod planlægger med f.eks. 7 timers arbejde til næste dag, bliver man næsten med garanti skuffet hver dag.
Dette simple redskab kan gør dig mere effektiv og mindre stresset. Det hjælper dig til at holde fokus på de vigtige ting, og det gør dig mere nærværende, når du er sammen med familien. Hvis der er opgaver, der er på listen dag efter dag, uden at du får dem lavet, så er de åbenbart ikke så vigtige, da de jo ellers ville komme op i prioritet efterhånden.
Med venlig hilsen
Bjarne Toftegård
Stressekspert, forfatter og foredragsholder
Jeg er fuldstændig enig med dig i at det er værdigfuldt at tænke på papir. Når først jeg får mine overvejelser ned på papir eller tekstbehandling, så reducerer jeg risikoen for at tankerne kører i ring. Jeg har en fortid i it-branchen, hvor jeg havde mine kvaler med at nå mine ting uden at inddrage aftener og weekender for at nå mine opgaver, og endte med at blive langtidssygemeldt med stress. Jeg var ikke god nok til at prioritere de uvæsentlige opgaver fra, ikke god til at sige fra når arbejdsmængden blev for stor og ikke god til at tage højde for uforudseete opgaver i mine tidsestimeringer. Det var der nu ikke mange af mine kolleger der var. Sidenhen har jeg eksperimenteret med bedre måder at planlægge mit arbejde. Forsøg med microsoft outlook, achieve planner, action outline, sticky notes, notepad, OpenOffice Writer, microsoft access og andre lignende programmer. Jeg har også selv udviklet to webbaserede løsninger og har selvfølgelig afprøvede eksisterende websites med fokus på opgavehåndtering. Selv små notesbøger og papirblokke har jeg klippet i for finurligt at sortere og prioritere opgaver og et skuffesystem. Ingen af løsningerne var dog optimale for mig. I dag bruger jeg et program jeg har brugt flere år på at udvikle, TodoPlus, og det er så enkelt at bruge at jeg bruger det hver dag og det er i øvrigt på dansk og gratis. I stedet for at nævne hvad programmet kan her, så henviser jeg til hjemmesiden for programmet på http://todoplus.com
Med venlig hilsen
Max West
Software udvikler